Villamforditas Ltd. (ako prevádzkovateľ stránky villamforditas.hu) sú rozhodným zástancom prísnej ochrany údajov, ktorej základné princípy uplatňuje vo všetkých svojich postupoch. Prostredníctvom týchto informácií získate o tom podrobnejší prehľad.
Prekladateľská agentúra VILLÁM požadujú a prijímajú osobné údaje vždy len priamo od Vás. Tieto údaje spracúvame vždy dôverne, a poskytujeme ich tretím stranám len v takom prípade, ak je to potrebné pre splnenia úlohy, ktorou ste nám poverili (napríklad preklad), ak je to nevyhnutné pre splnenie nejakej zákonnej povinnosti (napríklad fakturácia, účtovanie), alebo ak to považujeme za potrebné z hľadiska bezpečného a účinného technického organizačného zázemia (napríklad kópie prekladaných dokumentov a databáz).
Definície – aby sme hovorili jedným jazykom
- osobný údaj: informácia, na základe ktorej možno osobu identifikovať (napríklad meno, firemná e-mailová adresa, fotografia, alebo IP adresa danou osobou používaného zariadenia)
- dotknutá osoba: ide o záujemcov o naše služby, našich klientov, externých, interných, alebo budúcich pracovníkov, jedným slovom ste to Vy
- prevádzkovateľ: osoba, ktorá určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov
- sprostredkovateľ: osoba, ktorá spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa (napríklad preloží lekársku správu, alebo vykoná účtovanie)
- subsprostredkovateľ: subdodávateľ, externý pracovník sprostredkovateľa (prekladateľ, ktorý je samostatne zárobkovo činnou osobou)
Prekladateľská agentúra VILLÁM ako prevádzkovateľ
V centre našich administradívnych procesov sú objednávatelia
Dôležité je poznamenať, že prekladateľská agentúra VILLÁM svojím samostatne vyvinutým systémom správy projektov kladú svojich zákazníkov do stredobodu systému, a svoje procesy optimalizovali na profesionálne poskytovanie služieb zákazníkom. Preto sme napríklad naše korešpondencie a mobilné telefóny spojili s týmto systémom, aby komunikácia a našej strany aj organizácia práce vždy prebiehali medzi nami čo najefektívnejším spôsobom. Preto sa môže stať, že na list, ktorý ste nám poslali, odpovie iný projektový manažér, než na ktorého ste sa obrátili, alebo telefón zdvihne niektorý iný z našich kolegov.
Jedným z rozhraní tohoto systému je webová stránka villam.sk a prostredníctvom nej je dostupný používateľský účet – použitím ktorého máte prístup k Vašim údajom, súborom patriacim k aktuálnym či starším projektom ktoré máte u nás uložené, alebo k Vašim nastaveniam, alebo iným informáciám.
Bezpečnosť používateľských účtov je pre nás mimoriadne dôležitá – je to náš spoločný záujem:
- K tomuto účtu máte prístup výlučne Vy.
- Po 90 dňoch po odovzdaní projektov súbory z bezpečnostných dôvodov odstraňujeme, ale na Vašu žiadosť ich môžeme znova sprístupniť na ďalších 90 dní.
- V prípade, že konáte v mene spoľahlivej spoločnosti, ďalším kontaktným osobám poskytneme údaje, súbory z tohoto účtu len na základe Vášho písomného súhlasu.
- Aby sa zabránilo nezákonnému konaniu, neustále sledujeme IP adresy zariadení, použitím ktorých vstupujete do svojho účtu; preto ak by sme zistili neobvyklú činnosť, môžeme zasiahnuť, a môžeme ochrániť Vaše údaje a súbory. (K tomuto údaju majú prístup výlučne naši IT pracovníci, zaoberajúci sa ochranou údajov, a tento údaj nepoužívajú na žiadne iné účely.)
Komu môžeme poskytnúť údaje pri každodennej práci?
Na vykonanie úloh, ktorými ste nás poverili – alebo na vykonanie zákonom predpísaných úloh – si vyberáme za svojich partnerov tých najlepších odborníkov – či už ide o preklad, tlmočenie, úpravu dokumentov, účtovníctvo, vývoj, alebo čokoľvek iné – s oboma stranami začneme spolupracovať až potom, ako sa nám zaviažu zachovávať prísne požiadavky dôvernosti.
Nižšie uvedené organizácie nám poskytli dostatočnú záruku na ochranu Vašich a našich údajov – môžete nám dôverovať, kladieme vysoké nároky:
- PayPal
poskytovateľ technických služieb pre jednu z možností online platby na webovej stránke villam.sk
PayPal, Inc., 2211 North First Street, San Jose, California 95131
informácie o spracúvaní osobných údajov (v anglickom jazyku):
https://www.paypal.com/us/webapps/mpp/ua/privacy-full - SimplePay
poskytovateľ technických služieb pre platby platobnou kartou dostupné na webovej stránke villam.sk
OTP Mobil Kft., H-1093 Budapest, Közraktár u. 30–32.
informácie o spracúvaní osobných údajov: http://simplepay.hu/old/docs/201805/SimplePay_b2c_adatkezelesi_tajekoztato_hun_20180517.pdf - OTP
bankové spojenie spoločnosti Villamforditas Ltd. (prekladateľská agentúra VILLÁM)
OTP Bank Nyrt., H-1051 Budapest, Nádor utca 16.
informácie o ochrane osobných údajov: https://www.otpbank.hu/portal/hu/adatvedelem - Amazon Cloud
miesto pre ukladanie zálohovaných súborov a údajov, uložených Jazykovými službami Villám
Amazon Web Services, Inc., 1200 12th Avenue South Suite 1200, Seattle, WA 98144, United States
informácie o spracúvaní osobných údajov (v anglickom jazyku): https://aws.amazon.com/privacy/ - Google
poskytovateľ cloudových hostingových služieb pre zálohované súbory a údaje, uložené Jazykovými službami Villám, náš poskytovateľ e-mailových služieb
Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, United States
informácie o ochrane osobných údajov: https://policies.google.com/privacy - szamlazz.hu
faktúry Jazykových služieb Villám sa vytvárajú prostredníctvom systému szamlazz.hu
KBOSS.hu Kft., H-1031 Budapest, Záhony utca 7.
informácie o spracúvaní osobných údajov: https://www.szamlazz.hu/adatvedelem/ - Kilgray
vývoj a údržba serverových riešení prekladateľského softvéru memoQ
Kilgray Zrt., H-5700 Gyula, Béke sugárút 14.
informácie o ochrane osobných údajov (v anglickom jazyku): https://www.memoq.com/en/privacy-policy - Rackforest
poskytovateľ hostingových služieb pre villam.sk
Rackforest Informatikai Kereskedelmi Szolgáltató és Tanácsadó Korlátolt Felelősségű Társaság, H-1116 Budapest, Sáfrány utca 6.
informácie o spracúvaní osobných údajov: https://rackforest.com/wp-content/uploads/2018/05/adatkezelesi-szabalyzat.pdf - ALT Könyvelőiroda [Účtovná kancelária ALT]
účtovníci Jazykových služieb Villám
ALT Könyvelőiroda, 1074 Budapest, Hársfa utca 21.
Ako chránime Vaše údaje?
Bezpečnosť všetkých údajov, ktoré uchovávame – či už ide o databázy alebo dokumenty určené na preklad – a prístup k nim podporujeme okrem interných pravidiel pre ochranu údajov a informačnej bezpečnosti, aj plánom na zabezpečenie kontinuity činností a obnovy po havárii – a to viacnásobným a geograficky oddeleným bezpečnostným zálohovaním, vždy účinným ochranným systémom, taktiež nepretržitým školením kolegov, pričom prístup k týmto údajom zabezpečujeme výlučne len oprávneným osobám.
V súvislosti s materiálmi odovzdávanými pre realizáciu projektov a vznikajúcich pri realizácii ako aj so súvisiacou dokumentáciou dodržujeme predpisy normy ISO 17100:2015.
Ďalšie otázky týkajúce sa spravovania údajov vo veľkej miere závisia od toho, v akom vzťahu ste s Jazykovými službami Villám.
Ak ste naším klientom (alebo kontaktnou osobou nášho klienta)
Aké (osobné) údaje môžeme požadovať?
- celé meno
- e-mailová adresa
- telefónne číslo
- poštová adresa
- fakturačné údaje (meno, DIČ, adresa)
Pre aké účely ich spracúvame?
Všetky vyššie uvedené údaje spracúvame predovšetkým podľa právneho základu plnenia zmluvy – od doby poskytnutia ponuky cez fakturáciu až po plnenie, na udržiavanie kontaktov a konzultácie –, a ukladáme ich pre účely plnenia zákonných povinností – napríklad pre fakturáciu.
Okrem toho môžeme používať Vaše údaje pre uplatnenie Vašich, alebo našich oprávnených záujmov. Do tejto kategórie patrí aj vyššie spomínaná ochrana používateľských účtov a vývoj našich služieb. Pre tento účel občas počítame aj s Vašou pomocou vo forme krátkeho hodnotenia – v súlade s naším certifikátom ISO a s ohľadom na náš nepretržitý vývoj.
Vopred Vás budeme informovať o akomkoľvek inom použití Vašich údajov, a pre tento účel si vždy vyžiadame Váš súhlas.
Komu môžeme poskytnúť prístup k Vašim údajom?
K Vašim údajom majú prístup interní pracovníci Jazykových služieb Villám (projektoví manažéri, poradcovia jazykových služieb, finanční asistenti, technický tím); pre vystavenie faktúry údaje poskytneme systému szamlazz.hu, kde ich spracúvajú naši účtovníci.
Pri poskytovaní povolení k prístupu dodržiavame princípy minimalizácie údajov a obmedzenia účelu.
Dokedy údaje uchovávame?
Na základe maďarských zákonov a právnej regulácie finančné údaje každého projektu musíme uchovávať 8 rokov. S normami ISO harmonizovanými pre prekladateľský trh sme sa ale zaviazali, že všetky (plánované a realizované) údaje týkajúce sa projektov budeme uchovávať 10 rokov – a to v najväčšej možnej bezpečnosti, ktorú dokážeme dosiahnuť.
Aké máte práva?
Máte právo:
- žiadať informácie o údajoch, ktoré spracúvame, o okolnostiach ich ukladania a prístupu k nim
- na prístup ku svojim osobným údajom, žiadať o ich opravu, alebo obmedzenie spracúvania
- podať námietku proti spracúvaniu osobných údajov na základe oprávnených záujmov
- požiadať o „zabudnutie“ Vašich údajov – pri dodržaní vyššie uvedených časových intervalov
Ak je niektoré spracúvanie údajov založené výlučne na Vašom súhlase – napríklad prijímanie informácií o našich službách a o našej spoločnosti formou e-mailu –, Váš súhlas môžete kedykoľvek odvolať. Môžete tak urobiť prostredníctvom Vášho používateľského účtu, vyplnením Formulára žiadosti o ochrane údajov (https://goo.gl/forms/zLRuUzhiOLYWKbn93) alebo odoslaním žiadosti na e-mailovú adresu adatvedelem@villamforditas.hu.
Výnimky
Vyššie uvedené práva sa vzťahujú výlučne na osobné údaje.
Ak ste kontaktnou osobou nášho objednávateľa, a radi by ste si uplatnili právo na „zabudnutie“, prosíme o uvedenie inej kontaktnej osoby, aby sme mohli splniť naše zákonné a zmluvné povinnosti.
Automatizované rozhodovanie
V našich procesoch sa môžete stretnúť s automatizovaným rozhodovaním v jedinom prípade, v prípade Kalkulátoru cien prekladov webovej stránky villam.sk. V tomto prípade zadaním zdrojového, cieľového jazyka a požadovanej služby Vám systém automaticky vytvorí cenovú ponuku s termínmi dodania. (Ak túto ponuku akceptujete a zaplatíte vypočítanú cenu, ihneď sa začne pracovať.) Ak napríklad nie ste spokojný s termínom, ktorý Vám systém navrhuje, máte možnosť pomocou tlačidla „Chcem ponuku na mieru“ vyjadriť svoje nároky, a náš kolega, projektový manažér sa s Vami skontaktuje, aby ste sa dohodli na detailoch.
Ak ste naším externým pracovníkom, subdodávateľom
Aké (osobné) údaje môžeme požadovať?
- celé meno
- e-mailová adresa
- telefónne číslo
- poštová adresa
- fakturačné údaje (meno, DIČ, adresa)
- odborné oblasti
- dokumenty o odbornej kvalifikácii alebo skúsenostiach (preukázanie alebo kópia)
- používateľské meno k nášmu serveru memoQ
Pre aké účely ich spracúvame?
Každý z vyššie uvedených údajov spracúvame predovšetkým podľa právneho základu plnenia zmluvy – od momentu prvého naviazania kontaktu až do odovzdania posledného projektu –, a ukladáme ich pre účely plnenia zákonných povinností.
Okrem toho môžeme používať Vaše údaje pre uplatnenie Vašich, alebo našich oprávnených záujmov. Do tejto kategórie patrí aj vyššie spomínaná ochrana používateľských účtov, rozvoj našich služieb a subdodávateľských databáz i účasť na verejných súťažiach. Pre tento účel občas počítame aj s Vašou pomocou vo forme krátkeho hodnotenia, respektíve stále posielame externým spolupracovníkom spätnú väzbu, týkajúcu sa kvality dodaného materiálu – v súlade s naším certifikátom ISO a s ohľadom na náš nepretržitý vývoj.
Predtým, než by sme Vaše údaje zverejnili v materiáloch verejnej súťaže, v každom prípade si vyžiadame Váš predchádzajúci, písomný súhlas.
Vopred Vás budeme informovať o akomkoľvek inom použití Vašich údajov, a pre tento účel si vždy vyžiadame Váš súhlas.
Komu môžeme poskytnúť prístup k Vašim údajom?
K Vašim údajom majú prístup interní pracovníci Jazykových služieb Villám (vendor manager, projektoví manažéri, finančný asistenti, technický tím) a spracúvajú ich naši účtovníci.
Kontaktné údaje našich tlmočníkov (meno a telefónne číslo) poskytneme objednávateľom pred danou udalosťou, aby mohli na určenom mieste priamo komunikovať.
Pri poskytovaní povolení k prístupu dodržiavame princípy minimalizácie údajov a obmedzenia účelu.
Dokedy údaje uchovávame?
Na základe maďarských zákonov a právnej regulácie finančné údaje každého projektu musíme uchovávať 8 rokov. S normami ISO harmonizovanými pre prekladateľský trh sme sa ale zaviazali, že všetky (plánované a realizované) údaje týkajúce sa projektov budeme uchovávať 10 rokov – a to v najväčšej možnej bezpečnosti, ktorú dokážeme dosiahnuť.
Aké máte práva?
Máte právo:
- žiadať informácie o údajoch, ktoré spracúvame, o okolnostiach ich ukladania a prístupu k nim
- na prístup ku svojim osobným údajom, žiadať o ich opravu, alebo obmedzenie spracúvania
- podať námietku proti spracúvaniu osobných údajov na základe oprávnených záujmov
- požiadať o „zabudnutie“ Vašich údajov – pri dodržaní vyššie uvedených časových intervalov
Ak je niektoré spracúvanie údajov založené výlučne na Vašom súhlase, tento Váš súhlas môžete kedykoľvek odvolať. Môžete tak urobiť prostredníctvom Vášho používateľského účtu, vyplnením Formulára žiadosti o ochrane údajov (https://goo.gl/forms/zLRuUzhiOLYWKbn93) alebo odoslaním žiadosti na e-mailovú adresu adatvedelem@villamforditas.hu.
Výnimky
Vyššie uvedené práva sa vzťahujú výlučne na osobné údaje.
Ak ste kontaktnou osobou nášho subdodávateľa (napríklad prekladateľská agentúra), a radi by ste si uplatnili právo na zabudnutie, prosíme o uvedenie inej kontaktnej osoby, aby sme mohli splniť naše zákonné a zmluvné povinnosti.
Automatizované rozhodovanie
V súvislosti s externými spolupracovníkmi a subdodávateľmi neuplatňujeme automatizované rozhodovanie.
Ak sa uchádzate o pracovné miesto u nás
Aké (osobné) údaje môžeme požadovať?
- celé meno
- e-mailová adresa
- telefónne číslo
- údaje týkajúce sa Vašej osobnosti, kvalifikácie a pracovných skúseností
Pre aké účely ich spracúvame?
Vyššie uvedené údaje spracúvame predovšetkým podľa právneho základu plnenia zmluvy, respektíve na základe nášho oprávneného záujmu, aby sme si vybrali kandidáta, ktorý (z odbornej aj ľudskej stránky) najviac zodpovedá našim predstavám.
Vaše údaje nebudeme používať pre iné účely.
Komu môžeme poskytnúť prístup k Vašim údajom?
K Vašim údajom majú prístup vedúci, HR referent a vedúci jednotlivých oddelení Jazykových služieb Villám.
Pri poskytovaní povolení k prístupu dodržiavame princípy minimalizácie údajov a obmedzenia účelu.
Dokedy údaje uchovávame?
Materiály výberového konania zaslané na naše inzeráty uchovávame na dobu 2 rokov.
Aké máte práva?
Máte právo:
- žiadať informácie o údajoch, ktoré spracúvame, o okolnostiach ich ukladania a prístupu k nim
- na prístup ku svojim osobným údajom, žiadať o ich opravu, alebo obmedzenie spracúvania
- podať námietku proti spracúvaniu osobných údajov na základe oprávnených záujmov
- požiadať nás o „zabudnutie“ Vašich údajov
Vyššie uvedené práva si môžete uplatniť vyplnením Formulára žiadosti o ochrane údajov (https://goo.gl/forms/zLRuUzhiOLYWKbn93) alebo odoslaním žiadosti na e-mailovú adresu adatvedelem@villamforditas.hu.
Dôsledky
Upozorňujeme Vás, že pokiaľ podávate námietku proti spracúvaniu osobných údajov na základe oprávnených záujmov, alebo žiadate o zabudnutie Vašich údajov, budete vylúčení zo zoznamu aktuálnych a budúcich uchádzačov.
Automatizované rozhodovanie
V súvislosti s budúcimi (internými) spolupracovníkmi neuplatňujeme automatizované rozhodovanie.
Jazykové služby Villám ako sprostredkovateľ
V prípade, že nás požiadate o vykonanie korektúry, tlmočenia, úpravy dokumentov, vyhotovenie titulkov, dabovania, alebo iných úloh, Jazykové služby Villám vystupujú v súvislosti so spracúvanými dokumentmi a súbormi ako sprostredkovateľ. Vy máte právo spracúvať údaje, Vy určujete účely spracúvania, a v zodpovednosti za ochranu údajov sa delíme spolu s Vami.
Všetky prekladané dokumenty a súbory spracúvame podľa aktuálne platných zákonov a predpisov o ochrane osobných údajov, v súlade s osvedčenými postupmi – nezávisle od toho, či skutočne obsahujú osobné údaje.
Komu môžeme poskytnúť prístup k Vašim dokumentom, súborom?
S odovzdanými materiálmi sa dostávajú do styku predovšetkým naši projektoví manažéri, a oni – ak to považujú za potrebné – môžu do procesu zapojiť aj spolupracovníkov vykonávajúcich úpravu dokumentov, alebo poskytujúcich technickú podporu.
Na úlohy, vyžadujúce jazykové alebo iné špeciálne odborné znalosti využívame pomoc externých kolegov, ktorých sme bez výnimky zaviazali zachovávať mlčanlivosť, a od ktorých vyžadujeme záruky na vhodné spracúvanie údajov. Z hľadiska ochrany osobných údajov vystupujú v roli subsprostredkovateľov.
Po vykonaní úloh, ktorými ste nás poverili, nahráme vyhotovené materiály do Vášho osobného používateľského účtu, alebo ak to rozmery súborov neumožňujú, poskytneme Vám ich prostredníctvom iného, bezpečného informačného systému.
V prípade osobného vyzdvihnutia odovzdávame vyhotovené materiály len vtedy, ak sme sa bez pochybností presvedčili o tom, že príjemca koná vo Vašom mene (má od Vás písomné splnomocnenie, alebo sú mu známe detaily projektu, o ktorých môžete vedieť iba Vy).
Dokedy údaje uchovávame?
V prípade, že nás poveríte realizáciou jazykového alebo iného projektu, vyjadrujete záujem, aby sme Vám využitím technických nástrojov, ktoré máme k dispozícii, poskytli čo najvýhodnejšiu ponuku v každom prípade, keď sa na nás s novým projektom obrátite. Týmto môžeme použiť naše predchádzajúce preklady, ktoré sme vyhotovili (alebo ktoré ste nám poskytli), respektíve zohľadníme aj opakovania vyskytujúce sa v texte.
S normami ISO harmonizovanými pre prekladateľský trh sme sa zaviazali, že všetky (plánované a realizované) dokumenty týkajúce sa projektu budeme uchovávať 10 rokov. Po uplynutí tejto doby uložené dokumenty zbavíme osobných údajov, alebo môžete požiadať o výmaz dokumentov z nášho systému.
Kontakt a ďalšie informácie
Jazykové služby VILLÁM ako prevádzkovateľ a sprostredkovateľ
Villamforditas Ltd. (Jazykové služby VILLÁM)
Babér utca 1-5. Budapest 1131, Maďarsko
Telefónne číslo: +36 1 770 8709
E-mailová adresa: info@villam.sk
Zástupca: Tünde Gál-Berey, zakladateľka (tunde@villamforditas.hu)
V prípade, že máte v súvislosti s Vašimi údajmi, alebo ich spracúvaním požiadavky, alebo otázky, kontaktujte nás vyplnením Formulára žiadosti o ochrane údajov (https://goo.gl/forms/zLRuUzhiOLYWKbn93), alebo odoslaním žiadosti na e-mailovú adresu adatvedelem@villamforditas.hu –, a náš pracovník sa s Vami za krátku dobu skontaktuje.
V prípade, že náš spolupracovník nedokáže poskytnúť vyhovujúcu odpoveď, a máte pocit, že Vaše údaje nie sú u nás v bezpečí, s námietkou sa môžete obrátiť bezprostredne na príslušný orgán, ktorým je:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság [Národný úrad pre ochranu údajov a slobodu informácií]
Poštová adresa: H-1363 Budapest, Pf.: 9.
Adresa: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11
Telefónne číslo: +36 1 391 1400
Fax: +36 1 391 1410
E-mailová adresa: ugyfelszolgalat@naih.hu
URL: http://naih.hu